OSS-moms – Guide för e-handelsföretag som säljer inom EU

En bransch som vi på Redovisningskompaniet har mycket erfarenhet inom och som vi älskar att jobba med är e-handelsbolag. När det kommer till vanliga frågor inom e-handel är momsen en fråga som dyker upp ofta, och speciellt moms vid försäljning till andra länder. Här går vi igenom vad OSS-moms är, när du behöver registrera dig, hur deklarationen fungerar och hur du hanterar den i bokföringen.

Vad är OSS-moms?

OSS står för One Stop Shop och är Skatteverkets e-tjänst för att redovisa och betala moms på försäljning till privatpersoner i andra EU-länder. Utan OSS skulle du normalt behöva momsregistrera dig i varje enskilt EU-land där du har kunder. Med OSS slipper du det – du registrerar dig i ett land (för ett svenskt företag blir det Sverige) och redovisar sedan all utländsk moms samlat i en gemensam deklaration, som Skatteverket sedan fördelar vidare till respektive land.

Tjänsten är frivillig att ansöka om, men i praktiken nödvändig för de flesta e-handelsföretag som säljer till konsumenter i flera EU-länder, eftersom alternativet – separata momsregistreringar i varje land – är betydligt mer administrativt tungt.

När måste man registrera sig för OSS?

En ny regel för distansförsäljning till konsumenter inom EU inträdde i juli 2021. Den innebär att om man säljer varor och vissa tjänster (till exempel elektroniska tjänster) för mer än 10 000 euro – motsvarande 99 680 kronor – per kalenderår, sammanlagt till privatpersoner i alla EU-länder, så ska man i regel registrera sig för OSS och redovisa och betala moms enligt köparens lands momssats. Är försäljningen lägre än gränsen kan du i stället välja att ta ut svensk moms och redovisa den i din vanliga momsdeklaration.

Tröskelvärdet på 99 680 kronor får inte ha överskridits vare sig innevarande eller föregående kalenderår. Du kan för övrigt ansöka om OSS-registrering redan innan du har börjat sälja till andra EU-länder – det räcker att du har för avsikt att göra det.

Registreringen gäller från den första dagen i kalenderkvartalet efter att ansökan kom in till Skatteverket. Har ni alltså planer på att utöka verksamheten utanför Sverige är det bra att registrera sig så snart som möjligt.

Hur fungerar OSS-deklarationen?

OSS-deklarationen är en särskild momsdeklaration där man fyller i försäljning och lokal moms till varje enskilt land, per kvartal (redovisningsperioden för OSS är ett kalenderkvartal). Du ska lämna en deklaration för varje redovisningsperiod – även om du inte haft någon försäljning alls under perioden.

Deklarationen ska ha kommit in till Skatteverket senast den sista dagen i månaden efter kvartalets slut. En deklaration för juli–september ska till exempel vara inlämnad senast den 31 oktober. Betalningen görs i euro till ett särskilt inbetalningskonto hos Skatteverket, och beloppet ska vara bokfört på kontot senast samma dag som deklarationen ska ha kommit in. Missar du fristen skickar Skatteverket en påminnelse ungefär tio dagar efter sista deklarationsdag – därefter är det respektive konsumtionsland som ansvarar för påminnelser och indrivning, vilket gör det klart krångligare än att deklarera i tid.

Upptäcker du ett fel i en tidigare inlämnad deklaration kan du rätta det i e-tjänsten One Stop Shop, genom att lämna rättelseuppgifter i en senare deklaration. Rättelsen måste göras inom tre år från det datum då den ursprungliga deklarationen skulle ha lämnats in.

Vilka momssatser gäller inom EU?

När du är registrerad för OSS ska du ta ut moms med den momssats som gäller i köparens land, inte den svenska. Momssatserna varierar en hel del mellan EU-länderna – standardmomsen ligger enligt EU:s regler aldrig under 15 %, och sträcker sig i praktiken från 17 % i Luxemburg upp till 27 % i Ungern, med ett EU-genomsnitt kring 22 %. Många länder har dessutom en eller flera reducerade momssatser för specifika varu- och tjänstegrupper.

Nedan ser du de olika momssatserna per EU-land (i procent):

Momssatser kan ändras, så dubbelkolla gärna den exakta satsen för din specifika vara eller tjänst i EU-kommissionens databas innan du fakturerar.

Hur bokför man OSS-moms?

En utmaning med OSS-moms rent bokföringsmässigt är att den vanliga baskontoplanen saknar färdiga konton för det – du behöver själv sätta upp separata försäljnings- och momskonton per land och momssats för att kunna hålla isär redovisningen och enkelt se hur mycket moms som ska redovisas till respektive land. Underlaget för varje försäljning som redovisas i OSS måste också vara tillräckligt detaljerat för att Skatteverket ska kunna kontrollera att uppgifterna i deklarationen stämmer.

OSS-moms i Fortnox

Så här sätter du upp OSS-hanteringen i Fortnox när din försäljning har passerat tröskelvärdet:

1. Skapa en ny momssats. Gå till Inställningar – Fakturering – Moms – Skapa ny, och fyll i momssatsen som gäller i landet du säljer till. Fortnox skapar automatiskt en tillhörande momskod.
2. Koppla momskoden till ett försäljningskonto. Under Register – Kontoplan skapar du (eller återanvänder) ett försäljningskonto per land och momssats, till exempel "Försäljning enl. OSS (Spanien 21%)", och kopplar det till momskoden från steg 1.
3. Koppla ett bokföringskonto till momskoden. Under Inställningar – Fakturering – Förvalda konton, under rubriken Moms, kopplar du ett momskonto till momskoden. Baskontoplanen saknar färdigdefinierade OSS-konton, så du behöver oftast skapa nya konton själv via Register – Kontoplan.

Säljer du med en och samma momssats till en viss kund kan du med fördel koppla rätt försäljningskonto direkt på kunden (under fliken Faktureringsuppgifter i kundregistret) – då hämtas rätt konton automatiskt varje gång du fakturerar kunden, utan att du behöver justera något manuellt.

Fortnox har inget färdigt exportformat för själva OSS-deklarationen till Skatteverket, men du kan ta fram underlaget för vad som ska redovisas via Kontoanalys (belopp per försäljnings- eller momskonto), Resultatrapport (alla försäljningskonton), Balansrapport (alla momskonton) eller rapporten Kundstatistik, där du kan filtrera på privatkunder inom EU (exklusive Sverige) eller en specifik landskod. När du sedan fyller i deklarationen i euro ska beloppen räknas om med den växelkurs som Europeiska centralbanken publicerar för den sista dagen i redovisningsperioden.

Integration mellan försäljning och bokföring

Med hjälp av integrationer mellan försäljning och redovisningen i din e-handel kan vi sätta upp flöden som sköter hanteringen av de olika momssatserna automatiskt. Detta sparar enormt mycket tid och risken för misstag är minimala. Vid kvartalets slut sammanställs datan precis som vid en vanlig momsdeklaration och vi rapporterar detta till Skatteverket.

Vanliga frågor om OSS

Vad händer om jag inte registrerar mig för OSS?

Då behöver du i stället momsregistrera dig och redovisa moms separat i varje EU-land där din försäljning till privatpersoner kräver det, vilket blir betydligt mer administration än en samlad OSS-deklaration.

Måste jag lämna en deklaration även om jag inte sålt något under kvartalet?

Ja. Så länge du är registrerad för OSS ska du lämna en deklaration för varje redovisningsperiod, även när den är på noll.

I vilken valuta betalar jag OSS-momsen?

Momsen ska betalas i euro till Skatteverkets särskilda inbetalningskonto för OSS, oavsett vilken valuta du fakturerar dina kunder i.

Kan jag rätta en felaktig OSS-deklaration i efterhand?

Ja. Du rättar en tidigare inlämnad deklaration i e-tjänsten One Stop Shop genom att lämna rättelseuppgifterna i en senare deklaration. Rättelsen måste göras inom tre år från det datum då den ursprungliga deklarationen skulle ha lämnats in.

Kan jag ansöka om OSS innan jag har börjat sälja till andra EU-länder?

Ja. Du kan ansöka om registrering redan innan du haft någon försäljning, så länge du har för avsikt att sälja till privatpersoner i andra EU-länder.